Referater‎ > ‎

Referat 20160903

Referat fra bestyrelsesseminar 3. september 2016, kl. 15.15 hos Flemming Torp, Garderhøjfort 2.
Til stede: Birgit Lemvigh, Helle Harremoës, Flemming Torp og Torben Schipper (ref.)
Afbud: Morten Gjøl

Indledningsvis meddelte BL, at MG på grund af arbejdspresset i foreningen har ønsket en 3 måneders orlov fra bestyrelsen. 
Taget til efterretning med stor beklagelse, da MG er et stort aktiv for GSG og igen aktualiserer behovet for at tiltrække flere bestyrelsesmedlemmer. 

1. Evaluering af bådudlånet
I løbet af sommeren har 16 medlemmer fået udleveret nøgle til bådene, hvilket ikke er så højt som forventet, men dog viser en positiv interesse for ordningen, og at bådene bliver brugt en del mere end de seneste år. FT tilser bådene løbende og sørger for at lænse dem for regnvand. Opdagede desværre ved seneste besøg, at årene var knækkede og at lågen til bådbroen ikke kan aflåses ordentligt. Lågen sørger kommunen for at udbedre. 
Både HH og FT finder deres respektive arbejdsomfang med udlånet rimeligt. 
Vi fortsætter med den nye ordning. 

2. Fællesrådet
HH orienterede om sin runde blandt medlemskredsens formænd på baggrund af OCG’s ønske om at udtræde af Fællesrådet p.g.a. utilfredshed med rådets gældende vedtægtsmæssige stemmeregler, der følger foreningernes medlemsstørrelse. Flere formænd har et ønske om fastholdelse af Fællesrådet og gerne med ændrede stemmeregler, hvis det kan fastholde OCG. Det er GSG’s opfattelse, at rådet altid har nået konsensus i sine drøftelser og derfor ikke ser behovet, men må af samme grund indrømme at stemmereglerne lige så godt kan ændres. Det må så have som konsekvens at der gøres op med den hidtidige økonomistruktur, der har fulgt foreningernes medlemsstørrelse, og derfor må foreningens kassebeholdning udloddes samtidig. Hvilket også er rimelig nok, da rådet ikke har økonomiske aktiviteter.
 
På den baggrund vil GSG’s bestyrelse være indstillet på:
at Fællesrådet omorganiseres med nye vedtægter, hvor hver forening har 1 stemme
at den økonomiske beholdning opgøres og udloddes i f.t. seneste indbetalingsår
at det præciseres, at OCG (og alle andre) fremover må respektere Fællesrådets beslutninger i forhold til 3. part.

3. Evaluering af Skt. Hans 2016 og planerne for 2017
Arrangementet 2016 blev afbrudt omkring kl. 20 på grund af veritabelt skybrud. I musikteltet stod regnen direkte ind og samtidig med tordenbygen var de gennemblødte musikere tvunget til at stoppe på grund af fare for lynnedslag i de elektriske instrumenter.
Under alle forhold flygtede alle tilskuerne, og få tilbageblevne søgte ly i salgsteltene. Borgmesterens tale måtte droppes, men bålet blev dog tændt af kommunens folk og en meget lille skare så bålet i den aftagende regn.
Forløbet afdækkede nogle af svaghederne ved Skt. Hans arrangementet. Opsætning og afvikling hviler alene på bestyrelsen sammen med få frivillige, og under afviklingen har vi for ringe kommunikationsmuligheder, hvis overhovedet.
Under alle forhold står vi med et alt for bredt vareudbud, der kræver mange salgspersoner og -steder, der ligger for spredt. Nogle drikkevarer ønsker ingen at købe, da de ikke kan serveres kolde, f.eks. hvidvin, breezers og somersby, og sidstnævnte passer ikke godt til det familieorienterede arrangement.
Endelig må vi notere os, at målet med at rekruttere nye medlemmer ved arrangementet er uden nogen effekt overhovedet.  Og budskabet om, at GSG er arrangør er tilsyneladende også uden større effekt. 

Det overordnede spørgsmål er, hvad GSG’s ambitionsniveau skal være fremover. Bål og tale samt fyrværkeri er under alle forhold et must, da disse elementer klart er det, der skaber mest tiltrækning. Men vi har til gode senere at drøfte yderligere tiltag, f.eks. musikindslag. 
Hvis vi fortsætter med varesalg foreslås, at det begrænses til øl, sodavand, pølser og popkorn, muligvis stadig slikposer. Og vi behøver ikke have overskud af pølser og –brød; hellere melde udsolgt på et tidspunkt frem for at vi gentagne gange står med et stort overskud af pølser. 
De to salgstelte kunne måske samles til en sammenhængende enhed. Herudover skal vi også overveje indsatsen med annoncering og plakater, som måske er spildte penge og kræfter i forhold til gevinsten ved presseomtale i Villabyerne. 

HH tager kontakt til Dyssegård for at høre om deres arrangementserfaringer og –økonomi. 

4. Rekrutteringsstrategier til bestyrelsen
Vi må fortsætte med at efterlyse kandidater i medlemskredsen. Mulighederne blev drøftet for at skabe et rekrutteringsfelt gennem tilknytning af frivillige medhjælpere til konkrete opgaver, f.eks. en bladgruppe og en arrangementsgruppe omkring Skt. Hans.

5. Medlemsarrangementer
a. Efterår 2016: BL tager kontakt til Niels Ulrik Kampmann Hansen om et foredrag i november. HH undersøger mulighederne for at være i GVIs lokaler (Gentofte-Vangede Boldklubs lokaler, Mosebuen 28B).
Til overvejelse: indbyde til gløgg og æbleskiver ved samme lejlighed.
b. Forår 2017
FT foreslog et besøg på Brandmuseet. HH forslog grøn guide.

6. Møde med eventuelle kandidater til bestyrelsen
Ingen kandidater er i forslag.

7. Evaluering af hjemmesiden og medlemskontakt
Anerkendelse af vores meget informative hjemmeside. Dog savnes lidt mere dynamisk eksponering af foreningens kommende arrangementer. HH undersøger mulighederne. 

8. Stof til medlemsbladet efterår 16
Generelt har vi et problem med at skrive og indhente artikelstof, som stort set alene hviler på de forudsætningsløse bestyrelsesmedlemmer og under alle forhold har vi p.t. ingen redaktion, som MG ellers havde påtaget sig.
Derfor må produktionen af medlemsbladet indstilles indtil videre. 

9. Behandling af forespørgsler fra ejendomsmæglere
Forespørgsler henvises til kassereren og hidtidig praksis med fakturering på 800,- kr. bibeholdes.

10. Investering af overskudslikviditet
Beslutning om yderligere obligationskøb udsættes indtil vi har bedre overblik over åres økonomi.

11. Kvartals regnskab
Saldobalance pr. 30.6. uddelt og taget til efterretning.

TS
Comments